当事務所では、診療報酬請求の算定誤り等に伴う患者様への返金処理を、正確かつ効率的に行うため、返金データを一元管理する「RQS（Refund Query System）」を構築しております。個別指導や適時調査、監査等で指摘された場合の患者様への返金処理についても、このシステムを使用してサポートいたします。
RQSは、必要最小限の情報入力により返金額を算出し、
通知書作成から返金履歴管理までを一括で行う業務支援システムです。
■ 入力情報（必要最小限）
- 患者ID
- 郵便番号・住所
- 負担割合
- 既請求点数（修正前）
- 一部負担上限額（こども医療費助成事業対応）
- 再計算後の請求点数（修正後）
- 請求年月（和暦対応可）
これらを入力することで返金額を自動計算します。
複数月にまたがる返金にも対応し、月別内訳の表示・印刷が可能です。
電子カルテ等からCSVデータ（IDをキーにして、氏名、住所等）の取得が可能な場合は、入力時間の大幅短縮にも対応できます。
また、保険者等情報、公費負担者番号を追加することで、市町村（こども医療費助成事業）返金用の一覧管理にも活用可能です。
※システムは、こども医療助成制度の恩恵をうける、一部負担金の上限額がある場合には、面倒な金額の計算を行う必要があります。このシステムは、その時の個々の患者さんの上限額を入力することで、返金額までを自動で算出するよう設計されております。
■ 書類作成機能
患者IDを入力することで、以下の書類を作成できます。
- 患者様への通知文書（ひな型対応）
- 返金内訳書（月別に修正前、修正後の点数・金額を表示）
- クリニック控え
クリニックからの通知書類の再発行も即時対応可能なため、患者様が書類をお忘れになった場合でも、その場で対応できます。（患者ID検索、氏名検索、住所検索等も可能）
■ 返金管理機能
- 返金実施日の入力による当日返金額を集計
- 返金履歴管理による二重返金防止
- 個別患者ごとの返金状況の即時確認
- 未返金案件の把握
返金業務の透明性と安全性を確保し、内部統制の強化にも寄与します。
■ 業務標準化の支援
返金時は、
- 送付文書へ患者様の署名を取得
- クリニック控えを保管
- 本人控えと現金をお渡し
という手順を想定しています。
業務フローを明確化することで、属人的対応を防ぎ、事務処理の安定化を図ります。
■ 導入効果
- 返金額自動計算によるヒューマンエラー防止
- 書類作成時間の短縮（IDをキーに通知書、内訳、自院用控えを作成）
- 返金データの一元管理
- 二重返金防止（再印刷時に返金済みは印字）
- 未処理案件の可視化
返金データ管理から実際の返金処理までを、一連の流れとして完結できる体制を構築します。
RQSの詳細や実際の動作については、お問い合わせください。
業務負担の軽減と、安全かつ透明性の高い返金管理体制の構築を支援いたします。
仕組みをご理解いただければ、Excelベースで作成しているので、ご自身達で作成することも可能かもしれませんが、完成までは相応の時間を要するかと思います。実運用するために多少のカスタマイズは必要かもしれませんが、本システムは即戦力としてお使いいただける状態まで作り込んであります。
初期のデータ入力には一定の負荷がかかりますが、これは導入の有無にかかわらず避けて通れない工程です。ここを乗り越えれば、導入していなかった場合の混乱しがちな会計窓口に驚くほどの静けさと、通常業務とそれほど変わらない安定した環境を提供できることをお約束します。
システム導入前、一番大変な状況ともなれば・・・・
システム導入で少しでも、下記の状況に近づくことができれば・・・・
