返金一括照会システム（RQS）
― 院長先生に提案する、もしもの時の返金管理体制構築支援 ―
診療報酬請求の算定誤りや個別指導で指摘を受け、大規模に患者様に返金する必要が出た際の備えとして、このシステムを作成し、運用に備えております。（実地に運用しております）
金額の大小にかかわらず、医療機関の信頼に直結する業務です。
一方で、
- 計算（返金額）の再確認に時間がかかる
- 複数月にまたがるため、管理が煩雑になる
- 二重返金のリスクがある
- 担当者任せにせざるを得ないので状況が把握しにくい
といった課題を抱えるケースも少なくありません。
RQS（Refund Query System）は、
返金業務を「人の注意力」に頼るのではなく、
仕組みで管理するための体制構築ツールです。
■ 正確性の担保
患者ID、負担割合、請求点数（前後）、患者一部負担上限額など必要最小限の情報は入力していただきますが、返金額を自動算出します。（個人データ（住所等）が電子カルテから取得が可能か不可能かで入力の負荷が大きく相違します）
複数月（レセプト単位）にわたる返金も月別に整理され、
計算過程の可視化により説明責任にも対応可能です。
■ 二重返金の防止
返金実施日の記録により、
- 既返金の確認
- 未返金案件の把握
- 当日返金額の集計
が可能となり、二重返金の防止に寄与します。
属人的な記憶やメモ管理から脱却できます。
■ 書類整備による説明責任の確保
患者ID入力にて、患者様への通知文書、返金内訳書、クリニック控えを即時に作成。
返金時には署名を取得し、控えを保管する運用を想定しています。
「返した・返していない」という曖昧さを残しません。
■ 経営リスクの軽減
- 計算ミスの抑制（金額入力を上限額のみに）
- 二重返金の防止
- 返金履歴の一元管理
- 返金状況の即時把握
返金対応を“その場しのぎ”ではなく、
内部統制の一部として整備することが可能です。
RQSは、診療報酬実務の現場から生まれた仕組みです。
単なるExcel台帳ではなく、返金業務の標準化を支援する管理ツールとして設計しています。
詳細や導入方法については、お気軽にお問い合わせください。
（☎０１９－６１３－８８２７ 又は 「お問い合わせ（メール）」をご活用ください）
土日、時間外などでも、院長先生のご都合にあわせ、ヒアリングから、職員の方々のデータ入力方法の指導など、誠実に実施させていただきます。