よくあるご質問（FAQ） RQS運用ガイド
■ 導入・操作について
- Q1．操作は難しくありませんか？
- A．特別なIT知識は必要ありません 。必要最小限の項目を入力するだけで、返金額は計算されます 。導入時には操作説明を行いますので、安心してご利用いただけます 。
- Q2．現在の運用方法を大きく変える必要はありますか？
- A．大きな変更は不要です 。現在の返金フローに沿って運用できる設計となっています 。必要に応じて、既存の院内運用に合わせた調整も可能です 。
- Q3．電子カルテとの連携はできますか？
- A．電子カルテからCSVデータを出力できる場合は、そのデータを活用することで入力時間を大幅に短縮できます 。完全自動連携ではありませんが、実務上の負担軽減には十分対応可能です 。
■ 新機能：書類作成・管理について
- Q4．患者IDを入力すれば、返金通知やクリニック控えを作成できますか？
- A．はい、可能です。 患者IDを入力することで、「返金通知」「内訳」「署名欄を設けたクリニック控え」を一括で生成できる仕組みを備えています。
- 単なる計算ツールとしてだけでなく、患者様への通知書の郵送、窓口での受け渡しから院内の証跡管理（エビデンス保管）までをスムーズに完結させることができます。
- Q5．患者負担上限額の設定は正しく行えますか？
- A．本システムは原則として、レセプトと同様の「月別データ」に基づく管理を想定して設計されています。
- もし、日ごとの支払いに合わせた「日別入力」をご検討の場合は、運用に合わせて入力時の作業を増やすなどの調整を行うことで対応可能です。貴院の運用スタイルに合わせて最適な入力方法をご提案します。
- Q6．入金日（返金実行日）の入力は必要ですか？
- A．入力を推奨しております 。入金日を記録することで、当日の返金総額の把握 、期間別集計の確認 、二重返金の防止 、監査・行政対応時の証跡管理 が可能になります。単なる計算表ではなく、管理台帳としての精度を高める設計です 。
■ 運用メリット・サポートについて
- Q7．小規模なクリニックでも導入メリットはありますか？
- A．規模を問わず導入可能です 。返金件数が少ない場合でも、計算ミス防止・二重返金防止・業務標準化の観点から有効です 。担当者に頼り切らない「属人化の防止」にもつながります 。
- Q8．どれくらいのコスト削減になりますか？
- A．単純な削減時間は、規模の大小によって大きく異なりますが、人件費削減のみを目的としたものではありません 。返金ミスが発生した際の金銭的損失や、患者様への説明対応といった多大な負担を防ぐことができます 。業務の安心感と安定性を高めるためのツールとお考えください 。
- Q9．導入後のサポート体制はどうなっていますか？
- A．導入時の初期設定および操作説明を含めてご提供します 。単発商品のため継続契約は必須ではありませんが、運用のなかで生じた軽微なご質問には丁寧に対応いたします 。
■ データ提出・保守・セキュリティについて
- Q10．行政機関（市町村等）へデータ提出は可能ですか？
- A．可能です 。提出用に「値のみを出力する専用機能」を設ける予定としており、計算式や内部構造を含まない数値データのみを作成可能とします。設計情報を守りつつ、安全に提出対応が可能です 。
- Q11．契約上の制限はありますか？
- A．本システムは院内利用を前提としています 。第三者への譲渡・貸与・転売は禁止しております 。また、計算式や構造は設計資産に該当するため、他院へのデータ提供も行わないでください 。
- Q12．複数端末での利用は可能ですか？
- A．基本的には1台のパソコンでの運用を想定しています 。複数端末での利用を希望される場合は、個別に運用方法をご相談ください 。
- Q13．誤ってデータを削除してしまいました。復旧できますか？
- A．当方での復旧はできません 。院内規程に基づき、定期的なバックアップ体制を整備してください 。
- Q14．自分で入力項目を追加･変更して良いですか？
- Ａ．計算精度と整合性を維持するため、自己判断での構造変更は推奨しておりません。追加したい項目がある場合は、安全性を確保した形での調整をご提案しますので、まずはご相談くささい。