会計窓口の負担を最小限にするための仕組みです
診療報酬の算定誤り等により、患者様への返金対応が必要になることがあります。
こうした返金対応は、制度上必要な業務ではありますし、病院全体で対応されていらっしゃるでしょうが、どうしても、会計窓口が大変な想いをせざるを得ません。
実際の現場では 会計窓口の事務職員が対応するケースがほとんどだからです。
そのストレスも尋常なものではありません。更に様々なリスクを抱えてしまいます。
返金業務では、
- 返金額の再計算（+レセプトの修正）
- 患者様への説明（文書作成）
- 通知書類の作成
- 現金の準備・返金
- 返金履歴の管理
といった複数の業務を同時に行う必要があります。
これらは通常業務とは別に発生するため、
会計窓口の事務職員にとって 大きな精神的・業務的負担になることも少なくありません。
また、
- 計算ミス
- 二重返金
- 返金漏れ
- 患者様からの問い合わせ
などのリスクも伴います。
返金業務は、医療機関にとっても患者様にとっても望ましい業務ではありません。
だからこそ、
現場の負担をできるだけ小さくする仕組みが必要だと考えています。
そのために構築したのが
**返金一括照会システム（RQS）**です。
下記は、最悪の場合を想定したものです。
1件1件は少額であっても、その数が千件単位ともなると、返金の事前準備であっても疲弊してしまう恐れがあります。
手書きでの計算や集計・台帳管理では、対応しきれません。
通知方法についても検討しなくてはなりません。
さらに会計窓口における対応についても、クレーム対応は最小となるよう、仕組みを検討する必要があります。
当初のデータ入力は大変ではありますが、どのような対策を取ったとしても、必ず対応しなくてはならないことです。
RQSは、そんな現場を総合的に予想して作成しております。
単なる集計の仕組みだけではありません。
導入いただくことで、貴院の職員を守ることを考えております。
それが貴院をも守れることにもなるとわたくしは信じております。
繰り返しますが、下記は最悪の場合を想定したものですが、対応しなければならない件数等によっては、このような状況が起こる可能性が高いと考えております。
返金一括照会システム（RQS）とは
RQSは、返金に関するデータを一元管理し、
返金額の計算、書類作成、返金履歴管理までを行う 会計窓口向けの業務支援システムです。
単なるEXCELファイルではありません。複合的データベースとしての活用を行っております。
返金業務に必要な情報を入力することで、
- 返金額の自動計算
- 返金内訳の作成
- 患者様への通知文書の作成
- 返金履歴の管理
を行うことができます。
返金に関する情報を一か所にまとめることで、
会計窓口での業務をできるだけシンプルにすることを目的としています。
よって、単にEXCELで作成しただけではないのです。
ただし、元がEXCELなので、操作は非常に簡単です。
入力項目（必要最小限）
RQSでは、以下の情報を入力します。
- 患者ID
- 郵便番号・住所・氏名・生年月日（CSVにて取り込みを想定）
- 保険番号等・公費番号（こども医療費）
- 負担割合
- 既請求点数（修正前）
- 一部負担上限額（750円、0円、無し）
- 再計算後の請求点数（修正後）
- 請求年月（和暦にも対応）
これらの情報を入力することで、
返金額を自動計算します。
複数月にわたる返金にも対応しており、
月別内訳の表示・印刷も可能です。
電子カルテやレセプトコンピュータから
郵便番号・住所などで電子カルテ等からCSVデータを取得できる場合には、
入力作業を大幅に削減することも可能です。
書類作成機能
患者IDを入力することで、次の書類を作成でき、印刷が可能です。
- 患者様への返金通知書
- 返金内訳書・合計金額
- 医療機関控え
患者様が書類をお忘れになった場合でも、印刷した控えを抽出するわけではありません。IDを軸にデータを集計し直して印刷を行っております。（再現性は100％）
その場で即時、再発行することが可能です。
なお、返金済みであれば、書類の中に返金月日を印字する仕様としております。
書類の山の中から対象の方へ送付したの通知書や控えを探すことはせず、即時、会計窓口で対応できる仕組みとしております。
返金履歴の管理
RQSでは、返金実施日を入力することで
- 当日返金額の集計（本日の実績）
- 個別患者の返金履歴確認
- 未返金案件の把握（状況の可視化）
を行うことができます。
これにより、
- 二重返金の防止
- 返金漏れの防止
- 返金状況の可視化（監査等へも対応）
が可能になります。
返金業務の標準化
返金対応では、
- 患者様へ送付文書の説明
- 署名の取得
- 医療機関控えの保管（返金者・金額の控え作成）
- 本人控えと返金金額の交付
といった手順を想定しています。
業務の流れを整理することで、
担当者による対応のばらつきを防ぎ、
返金業務を 安全に管理できる状態を目指します。
RQS導入の効果
RQSを導入することで、
- 返金額計算の自動化
- 書類作成時間の短縮（返金通知文書作成）
- 返金データの一元管理
- 二重返金の防止
- 未返金案件の可視化
など、返金業務に伴う負担を軽減することができます。
制度上必要な返金業務であっても、
現場の負担をできるだけ小さくする仕組みとして活用できます。
特に、こども医療費助成制度の一部負担上限額がある層には、返金額の計算に苦労するかと思いますが、患者負担割合、修正前後の点数、上限額の入力で、返金額を自動で計算します。
お問い合わせ
RQSの詳細や実際の運用方法については、病院やクリニックにおいてカスタマイズする必要があります。
個別の面談にてご説明いたします。同時にデモも行います。
電話でのご相談はお受けしておりません。ご了承願います。
電話 ０１９－６１３－８８２７ メール 問い合わせ（メール）をクリックしてください
※現在、電話にでることが難しい状況です。
できましたら、メールにてご連絡をお願いいたします。
できるだけ、当日内に返信を心がけます。
ただし、不在となることが多いため、３日以内には回答いたしますのでお待ちいただくようお願いいたします。
対応を希望される施設には、訪問にて内容をお伺いたします。
平日に限らず、時間外、夜間、土・日等でも出張いたしますので、ご希望を２～３、教えてください。（初回相談料無料）