会計窓口の負担を最小限にするための仕組みです
診療報酬の算定誤り等により、患者様への返金対応が必要になることがあります。
こうした返金対応は、制度上必要な業務ではありますし、病院全体で対応されていらっしゃるでしょうが、どうしても、会計窓口が大変な想いをせざるを得ません。
実際の現場では 会計窓口の事務職員が対応するケースがほとんどだからです。
そのストレスも尋常なものではありません。様々なリスクを抱えてしまいます。
返金業務では、
- 返金額の再計算（+レセプトの修正）
- 患者様への説明
- 通知書類の作成
- 現金の準備・返金
- 返金履歴の管理
といった複数の業務を同時に行う必要があります。
これらは通常業務とは別に発生するため、
会計窓口の事務職員にとって 大きな精神的・業務的負担になることも少なくありません。
また、
- 計算ミス
- 二重返金
- 返金漏れ
- 患者様からの問い合わせ
などのリスクも伴います。
返金業務は、医療機関にとっても患者様にとっても望ましい業務ではありません。
だからこそ、
現場の負担をできるだけ小さくする仕組みが必要だと考えています。
そのために構築したのが
**返金一括照会システム（RQS）**です。
返金一括照会システム（RQS）とは
RQSは、返金に関するデータを一元管理し、
返金額の計算、書類作成、返金履歴管理までを行う 会計窓口向けの業務支援システムです。
返金業務に必要な情報を入力することで、
- 返金額の自動計算
- 返金内訳の作成
- 患者様への通知文書の作成
- 返金履歴の管理
を行うことができます。
返金に関する情報を一か所にまとめることで、
会計窓口での業務をできるだけシンプルにすることを目的としています。
入力項目（必要最小限）
RQSでは、以下の情報を入力します。
- 患者ID
- 郵便番号・住所・氏名・生年月日・保険番号等・公費番号
- 負担割合
- 既請求点数
- 一部負担上限額
- 再計算後の請求点数
- 請求年月（和暦対応）
これらの情報を入力することで、
返金額を自動計算します。
複数月にわたる返金にも対応しており、
月別内訳の表示・印刷も可能です。
電子カルテやレセプトコンピュータから
郵便番号・住所などで電子カルテ等からCSVデータを取得できる場合には、
入力作業を大幅に削減することも可能です。
書類作成機能
患者IDを入力することで、次の書類を作成できます。
- 患者様への返金通知書
- 返金内訳書・合計金額
- 医療機関控え
患者様が書類をお忘れになった場合でも、
その場で再発行することが可能です。なお、返金済みであれば、書類の中に返金月日を印字します。
返金履歴の管理
RQSでは、返金実施日を入力することで
- 当日返金額の集計
- 個別患者の返金履歴確認
- 未返金案件の把握
を行うことができます。
これにより、
- 二重返金の防止
- 返金漏れの防止
- 返金状況の可視化
が可能になります。
返金業務の標準化
返金対応では、
- 患者様へ送付文書の説明
- 署名の取得
- 医療機関控えの保管
- 本人控えと返金金額の交付
といった手順を想定しています。
業務の流れを整理することで、
担当者による対応のばらつきを防ぎ、
返金業務を 安全に管理できる状態を目指します。
RQS導入の効果
RQSを導入することで、
- 返金額計算の自動化
- 書類作成時間の短縮
- 返金データの一元管理
- 二重返金の防止
- 未返金案件の可視化
など、返金業務に伴う負担を軽減することができます。
制度上必要な返金業務であっても、
現場の負担をできるだけ小さくする仕組みとして活用できます。
お問い合わせ
RQSの詳細や実際の運用方法については、病院やクリニックにおいてカスタマイズする必要があります。個別にご説明いたします。
電話 ０１９－６１３－８８２７ メール 問い合わせ（メール）をクリックしてください
※現在、電話にでることが難しい状況です。できましたら、メールにてご連絡をお願いいたします。３日以内には、回答いたします。対応を予定したい場合には、訪問にて内容をお伺いたします。時間外、夜間、土・日等で出張いたしますので、ご希望を２～３、教えてください。（初回相談料無料）